• Razón Social

  Efamaa SAS

• Número de Identificación Tributaria (NIT)

  9011178799

• Dirección-Domicilio

  Cra. 7 #156-80, Torre 3 Oficina 1805, Bogotá – Colombia

• Teléfono

  +57 601 743-2271

• Representante Legal

  Esael Angel

• Oficial de Privacidad

  Esael Angel

• Correo Electrónico

  contacto@efamaa.com

• Sitio Web

  www.efamaa.com

Fundamentados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012 y en los Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto Único 1074 de 2015), que desarrollan el marco general de protección de datos en Colombia, Efamaa SAS ha implementado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual regirá todas las áreas de la compañía y a los terceros a quienes se les encargue el tratamiento de los datos personales suministrados. Esto, con el fin de respetar los derechos y garantías de los titulares en materia de privacidad y cumplir con lo establecido en la normativa aplicable.

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados, contratistas y terceros que actúen en nombre de Efamaa SAS (incluyendo sus Encargados del Tratamiento). Todos deberán observar y respetar esta Política en el ejercicio de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral, se deberá incluir una cláusula contractual mediante la cual quienes actúen en nombre de Efamaa SAS se obliguen a cumplir esta Política. El incumplimiento de la misma originará sanciones laborales o responsabilidad contractual, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios causados a los titulares o a la empresa por el tratamiento indebido de los Datos Personales. Para todos los efectos, esta Política hará las veces de manual interno de políticas y procedimientos, así como de política de tratamiento de la información, en los términos de lo previsto en los artículos 17 (literal k), 18 (literal f) y 25 de la Ley 1581 de 2012.

• Afiliada

  Sociedades con las cuales Efamaa SAS comparte uno o varios accionistas.

• Autorización del Titular

  Documento físico, electrónico o de cualquier otro formato que contiene el consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para el tratamiento de sus Datos Personales por parte de Efamaa SAS.

• Base de Datos

  Conjunto organizado de Datos Personales objeto de tratamiento, incluyendo archivos físicos, electrónicos y automatizados.

• Dato Personal Público, Privado y Semiprivado

  Según la clasificación establecida en la Ley de Protección de Datos Personales, distinguiéndose por el grado de reserva que requiere su tratamiento.

• Dato Sensible

  Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido podría generar discriminación (por ejemplo, datos sobre origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, entre otros).

• Encargado del Tratamiento

  Persona natural o jurídica que, de forma independiente o en asociación, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta de Efamaa SAS.

• Oficial de Privacidad

  Persona designada por Efamaa SAS que tiene como función principal proteger los Datos Personales de los titulares, vigilar el cumplimiento de la presente Política y dar trámite a las solicitudes de ejercicio de derechos.

• Responsable del Tratamiento

  Efamaa SAS, que actúa frente a los titulares de los datos personales de los cuales decide realizar el tratamiento.

• Titular

  Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento

  Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre los Datos Personales, ya sea por medios automáticos o no, como la recopilación, registro, organización, almacenamiento, consulta, uso, divulgación, entre otros.

• Transmisión y Transferencia de Datos Personales

  Procesos mediante los cuales los Datos Personales son comunicados o enviados a un tercero, ya sea dentro o fuera del territorio nacional, siempre que la Ley lo permita.

• Violación de Datos Personales

  Cualquier incidente que implique la destrucción, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso ilegal a los Datos Personales.

Principios relacionados con la recolección de Datos Personales

• Principio de libertad: La recolección de Datos Personales se realizará únicamente con la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo excepciones previstas por la ley.
• Principio de limitación de la recolección: Se recopilarán únicamente los Datos Personales necesarios para cumplir las finalidades específicas del tratamiento.

Principios relacionados con el uso de Datos Personales

• Principio de finalidad: El tratamiento obedecerá a una finalidad legítima y previamente informada al Titular.
• Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento o para atender obligaciones legales o contractuales.
• Principio de no discriminación: Se prohíbe cualquier acto de discriminación basado en la información recolectada.
• Principio de reparación: En caso de perjuicios ocasionados por fallas en el tratamiento, Efamaa SAS indemnizará los daños causados.

Principios relacionados con la calidad de la información

• Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, evitando registros inexactos o incompletos.

Principios relacionados con la protección, el acceso y la circulación de Datos Personales

• Principio de seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los Datos Personales contra adulteración, pérdida, acceso o divulgación no autorizados.
• Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre el tratamiento de sus Datos Personales.
• Principio de acceso y circulación restringida: El acceso a los Datos Personales se limitará a las personas autorizadas, incluyendo el Titular, sus representantes y aquellas personas que la ley autorice.
• Principio de confidencialidad: Toda persona involucrada en el tratamiento de datos debe garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la empresa.

Las finalidades para las cuales se recolectan los Datos Personales por parte de Efamaa SAS se establecerán en la Autorización otorgada por el Titular. A modo de ejemplo, se podrían autorizar las siguientes finalidades:

Para clientes, usuarios, proveedores, contratistas y otros:

• Desarrollar el objeto social y prestar los servicios ofrecidos.
• Negociar, celebrar y ejecutar contratos, gestionar correspondencia y atender solicitudes.
• Realizar estudios, encuestas, análisis de mercado, y actividades de fidelización.
• Enviar ofertas, novedades y comunicaciones comerciales o promocionales a través de correo electrónico, SMS, llamadas telefónicas, etc.
• Crear bases de datos de acuerdo con los perfiles y características de los titulares.
• Gestionar asuntos legales, administrativos y contables.

Para empleados y exempleados:

El tratamiento se realizará para cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias en materia laboral, tributaria y de seguridad social, entre otras actividades administrativas y de gestión interna.

Para candidatos en procesos de selección:

El tratamiento se orientará a la prevención de actividades ilícitas, evaluación de perfiles, verificación de información y otros fines relacionados con el reclutamiento.

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso dado a sus Datos Personales.
• Acceder, de forma gratuita y al menos una vez al mes, a la información de sus Datos Personales tratados.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales, siempre que no existan obligaciones legales o contractuales que impidan dicha supresión.

Excepciones:

• Efamaa SAS esté legalmente obligada a conservar ciertos Datos Personales.
• La eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas.
• Los Datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados, cumplir con obligaciones legales o atender intereses públicos.

Los derechos podrán ser ejercidos por:

• El propio Titular, acreditando su identidad de forma suficiente.
• Sus causahabientes, previa acreditación de la calidad.
• Representantes o apoderados, acreditando la representación correspondiente.

Respecto del Titular del Dato:

• • Solicitar y conservar la copia de la Autorización otorgada por el Titular.
• • Informar de manera clara y suficiente la finalidad de la recolección de datos y los derechos del Titular.
• • Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• • Atender consultas y reclamos relacionados con el uso de los Datos Personales.

Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de la información:

• • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad.
• • Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su alteración, pérdida o acceso no autorizado.
• • Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario.

Cuando se utilice un Encargado del Tratamiento:

• • Suministrar únicamente los Datos Personales previamente autorizados.
• • Garantizar la veracidad y actualización de la información suministrada al Encargado.
• • Comunicar oportunamente cualquier cambio o rectificación a la información.
• • Exigir al Encargado el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad establecidas.

Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

• • Informar sobre eventuales violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de los Datos Personales.
• • Cumplir con las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia.

La Ley de Protección de Datos Personales exige que la Autorización para recolectar Datos Personales sea otorgada de manera previa, expresa e informada. Efamaa SAS recabará esta Autorización antes de proceder al tratamiento, salvo en los casos previstos en la ley.

Para obtener la Autorización se deberá:

• • Informar de forma clara y expresa al Titular sobre:
• • El tratamiento que se aplicará a sus Datos Personales y su finalidad.
• • El carácter facultativo de las respuestas en caso de que se trate de Datos Sensibles.
• • Los derechos que le asisten.
• • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Efamaa SAS.
• • Dejar constancia del cumplimiento en el proceso de obtención del consentimiento, el cual podrá ser por escrito o mediante conductas inequívocas que demuestren la voluntad del Titular de autorizar el tratamiento.
• • Quedan legitimados para otorgar el consentimiento:
• • El propio Titular, debidamente acreditado.
• • Sus causahabientes, previa acreditación.
• • Representantes o apoderados, acreditando la representación correspondiente.
• • Por estipulación a favor de otro o para otro, según sea el caso.

En términos generales, Efamaa SAS no realiza el tratamiento de Datos Sensibles, salvo en casos excepcionales en los que:

• • La Autorización sea explícita.
• • Se informe al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizarlos.
• • Se especifique de forma clara y previa cuáles Datos Personales serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

1. Procedimiento de Consultas

1.1 Derechos Garantizados:

Efamaa SAS garantiza al Titular el derecho de consultar la información contenida en su registro individual y cualquier otra vinculada a su identificación, de conformidad con lo establecido en la ley.

1.2 Responsable de Atención de Consultas:

El Oficial de Privacidad de Efamaa SAS será el encargado de recibir y dar trámite a las solicitudes de consulta.

1.3 Medios para Remitir Consultas:

• • Correo Electrónico: contacto@efamaa.com
• • Teléfono: +57 601 743-2271
• • Oficina: Cra. 7 #156-80, Torre 3 Oficina 1805, Bogotá – Colombia

1.4 Plazos de Respuesta:

Las solicitudes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir de su recibo. En caso de imposibilidad, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, indicando los motivos y la nueva fecha de respuesta (la cual no excederá de cinco (5) días hábiles adicionales).

2. Procedimiento de Reclamos

2.1 Derechos Garantizados Mediante el Procedimiento de Reclamos:

Efamaa SAS garantiza al Titular el derecho de solicitar la corrección y actualización de sus Datos Personales, así como revocar la Autorización o solicitar la supresión de sus Datos Personales, siempre que se cumplan los parámetros legales.

2.2 Responsable de Atención de Reclamos:

El Oficial de Privacidad de Efamaa SAS será responsable de recibir y tramitar los reclamos, conforme a la normativa vigente.

2.3 Medios y Requisitos para Presentar Reclamos:

• • Correo Electrónico: contacto@efamaa.com
• • Teléfono: +57 601 743-2271
• • Oficina: Cra. 7 #156-80, Torre 3 Oficina 1805, Bogotá – Colombia

La reclamación deberá contener, como mínimo:

• • Identificación del Titular.
• • Descripción de los hechos que motivan el reclamo.
• • Dirección del Titular.
• • Documentos o pruebas que se deseen adjuntar.

2.4 Plazos y Procedimientos Adicionales:

• • En caso de que la reclamación no cumpla los requisitos, se solicitará al reclamante que subsane las fallas en un plazo de cinco (5) días.
• • Si transcurren dos (2) meses sin que se subsanen las deficiencias, se entenderá que el reclamo ha sido desistido.
• • Una vez recibida la reclamación completa, Efamaa SAS incluirá en la base de datos la leyenda 'reclamo en trámite' hasta que se resuelva la situación.
• • El plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta ocho (8) días hábiles en caso de circunstancias justificadas.

2.5 Procedimiento de Supresión de Datos Personales:

En caso de que proceda la supresión de los Datos Personales conforme al reclamo, Efamaa SAS realizará la eliminación de forma que la información no sea recuperable, salvo que por deberes legales de conservación ciertos datos deban permanecer en registros históricos.

Cuando Efamaa SAS realice una transmisión o transferencia internacional de Datos Personales, lo hará únicamente cuando:

• • La Ley de Protección de Datos Personales lo permita.
• • Se cuente con la Autorización previa, expresa e inequívoca del Titular.
• • Se establezca un vínculo contractual, comercial y/o legal que garantice el adecuado tratamiento de los datos en el destino.

El Titular acepta el tratamiento de sus Datos Personales conforme a los términos de la presente Política. Efamaa SAS podrá continuar realizando el tratamiento de los Datos Personales para las finalidades descritas, mientras no se ejerza el derecho a revocar o suprimir dicha autorización.

De conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente, Efamaa SAS ha designado a un Oficial de Privacidad, quien será responsable de:

• • Velar por la implementación de la presente Política.
• • Administrar el programa de protección de Datos Personales.
• • Tramitar las solicitudes de ejercicio de derechos por parte de los Titulares.

El Oficial de Privacidad es:

• • Nombre: Esael Angel
• • Cargo: Representante Legal y Oficial de Privacidad
• • Contacto:
•   Correo Electrónico: contacto@efamaa.com
•   Teléfono: +57 601 743-2271

Efamaa SAS procederá al registro de sus Bases de Datos y de la presente Política en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con lo estipulado en la Circular y demás normas vigentes.

En caso de presentarse cualquier violación de Datos Personales o riesgo en su administración, Efamaa SAS lo informará de manera inmediata a la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido en la Ley de Protección de Datos Personales.

El término de las autorizaciones para el uso de los Datos Personales se entenderá como el tiempo de la relación comercial o de vinculación con Efamaa SAS, o mientras se presten los servicios correspondientes, salvo que la normativa exija su conservación por períodos mayores.

La presente Política rige a partir del 20 de agosto de 2020 y tendrá vigencia indefinida, en tanto Efamaa SAS mantenga actividades que requieran el tratamiento de Datos Personales. Se recomienda a los titulares consultar periódicamente esta Política a través del sitio web www.efamaa.com, donde se publicarán las modificaciones que se realicen.

La modificación más reciente de esta Política es del 13 de junio de 2024. Cualquier cambio en la misma se comunicará de forma oportuna a los titulares.